Una de las actividades de mayor trascendencia en el resultado de una gestión de cobranza, es aplicar las acciones estratégicas de cobro en el momento oportuno. Solo así, se obtendrá una mejor eficacia en el resultado.

Actualmente, las empresas Financieras y Bancarias tienen establecidos tramos de mora para diferenciar las etapas del proceso de cobranza, usualmente cada uno de estos tramos dura 30 días calendario; de tal forma por ejemplo, que el tramo 1 contiene los clientes con mora de 1 a 30 días, el tramo 2, aquellos clientes que registran mora de 31 a 60 días, el tramo 3 los que registran mora de 61 a 90 días, y así sucesivamente, hasta que la cuenta ingrese a prejudicial o judicial.

Este esquema como estructura de trabajo, es decir como segmentación, genera el necesario orden inicial, porque además, los tramos cada 30 días le brindan a la gestión, periodicidad. Sin embargo, es preciso considerar hasta que punto está restando EFICIENCIA; toda vez que no será eficaz si establecemos que la gestión de cobranza de cada tramo concluya el último día calendario de dicho tramo. Es decir, la permanencia de una cuenta vencida en un tramo no lo debería determinar el calendario, sino, el resultado que se vaya obteniendo en la gestión de cobro. Veamos las siguientes consideraciones:

Primero,  es importante establecer que un cliente no necesariamente debe permanecer en un tramo hasta el último día asignado al mismo, por cuanto el resultado obtenido en la gestión de cobranza nos podría ir indicando que la permanencia del cliente en ese tramo ha terminado; y por tanto, debe pasar al siguiente tramo donde las estrategias serán distintas y de mayor rigor e intensidad. Siendo así, tendremos casos en los cuales resulta innecesario que la cuenta vencida concluya los días que le faltan en su tramo; caso contrario, empezaremos a perder oportunidad de cobro.

Segundo, las herramientas tecnológicas que utilizamos para proyectar el resultado del tramo, deben considerar esta aceleración al tramo siguiente. Evitar la rigidez de las estadísticas, es la clave.

Tercero, los tramos que se encuentran bajo gestión de empresas externas de cobranzas, deben merecer una estrecha coordinación y seguimiento en este aspecto, por cuanto usualmente la asignación de estas cuentas vencidas se dan por un periodo determinado, y no es usual que estas empresas externas reporten o propongan la devolución de una cuenta para que sea trasladada al tramo siguiente; ya que al comisionar por esa gestión, resulta obvio, que opten por mantener en cartera la cuenta vencida hasta que sea retirada por la institución Financiera o Bancaria. Siendo así, se sugiere establecer la generación de reportes de resultados de gestión durante el transcurso del tramo, de manera tal que permita identificar no sólo aquellas cuentas vencidas que pueden ser regularizadas con una herramienta crediticia, sino también, aquellas que deben ser devueltas para tomar decisiones y acciones oportunas para no perjudicar la eficacia del resultado final de cobranza.

En conclusión, no resulta muy eficaz que, la etapa de cobranza adecue su calendario de gestión, al mismo calendario del cronograma de pagos del crédito otorgado. Son tramos de características y visión muy distintas.

El cambio de una estrategia de cobranza no debe estar sujeta al calendario mensual, sino al resultado que gradualmente ( diario o semanal ) se vaya obteniendo en la gestión de cobranza. Siendo así, una cuenta morosa recibirá la intensidad de gestión adecuada y oportuna, mejorando así el resultado de la contención de dicha mora.

Esta gestión por resultado, es la base para la generación de varias buenas prácticas de gestión, entre ellas por ejemplo,“ alertas tempranas”, “ Judicialización selectiva y eficaz “, “ Conformidad Vs Exigibilidad del saldo deudor “.